Slik kan klubben få et helhetlig HMS-system

Modulene nedenfor består av grunnleggende rutiner vi anbefaler alle klubber å ha på plass. 

Innholdet er veiledende og inneholder de elementene som Internkontrollforskriften mener må være med. Ved å ta dette i bruk oppfyller klubben lovens og forskriftenes krav til HMS. 

Organisering og ansvarsfordeling

Loven krever at det skal være en klar og skriftlig ansvarsfordeling innad i klubben, med hensyn til hvem som har ansvar for hva. Det samme gjelder og mellom klubb og eventuelt andre samarbeidspartnere, f.eks. kommunen, hvor klubben kan leie basseng. Klubben skal også ha oversikt over kvalifikasjonene til instruktører eller turledere, som leder aktiviteter i regi av klubben.  

Ansvarfordeling innad i klubben 

Årsmøtet avholdes årlig og er klubbens høyeste myndighet når det kommer til sikkerhetsrelaterte saker, mens styret administrerer den daglige driften og er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. 

Du finner mer informasjon om idrettslagets årsmøte og styrets ansvar i de vedlagte malene lovnorm for idrettslag og veileder klubbhåndbok fra idrettsforbundet. 

Klubben bør ha minst følgende verv med hensyn til HMS: 

  • Klubbleder – har overordnet ansvar for at sikkerheten i klubben er ivaretatt 
  • Sikkerhetsleder – har det daglige ansvaret for sikkerheten, på vegne av styret 

Det skal være en utdypende forklaring av hvilke oppgaver et gitt verv har, og hvilke kvalifikasjoner som er nødvendige for å inneha vervet. Altså en oversikt over: 

  • Navn på vervet 
  • Ansvar og oppgaver som følger vervet 
  • Krav til vervet, kvalifikasjoner, erfaring osv. 

Det viktige er at det er skriftlig angitt hvem som har ansvar for hva. Følgende oppgaver bør fordeles med tanke på sikkerhet: 

  • Utstyr – oppgaver i forbindelse med ettersyn, vedlikehold og utskifting av utstyr klubben eier og bruker. 
  • Installasjoner – oppgaver i forbindelse med ettersyn og vedlikehold av installasjoner klubben eier/har ansvar for ettersyn av. 
  • Arrangement – sikre at arrangementer i klubbens regi planlegges og ledes i tråd med mål om HMS 
  • Hendelser og ulykker – sikre forebyggende oppfølging. 
  • Oppfølging av systemer for risikovurderinger og tiltak.  

Oversikt over ledere av aktiviteter 

Klubben skal ha en oversikt over kvalifikasjonene til alle instruktører og andre som leder aktiviteter i klubbens regi. 

Loven krever også at idrettslag skal se politiattest av alle ansatte og frivillige som utfører oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold for mindreårige, eller mennesker med utviklingshemning. 

NIFs informasjonsside om politiattest finner du her

Oppløring og informasjon

Klubben har et todelt ansvar, kunnskapsplikt og informasjonsplikt. 

Intern opplæring – kunnskapsplikt 

Lov om kontroll ved produkter og forbrukstjenester (Produktkontrolloven) §3: 

"Den som eier eller leder virksomhet som tilbyr forbrukertjenester, plikter å skaffe seg slik kunnskap som er nødvendig for å kunne vurdere faren for helseskade."

Dette innebærer at klubben skal ha fokus på opplæring av styret, personer med sentrale verv, instruktører, padleledereledere og padlere tilknyttet klubben, med hensyn til sikkerhet. 

Vi anbefaler at denne opplæringen organiseres av nytt styre i etterkant av hvert årsmøte, når alle verv i klubben er satt. 

Informasjonsplikt ved klubbens aktiviteter 

Produktkontrollovens §3 fortsetter: 

” ... plikter å gi bruker av forbruksprodukt og mottaker av en forbrukstjeneste tilstrekkelig og relevant informasjon slik at disse settes i stand til å vurdere sikkerheten ved disse og eventuelt sikre seg mot fare, med mindre dette klart fremgår uten slik informasjon. Informasjonen skal være tydelig, lett tilgjengelig og tilpasset brukerens og mottakerens behov.” 

I praksis betyr dette at alle deltakere på kurs og arrangementer, brukere av bassengtrening og andre klubbtilbud, skal gis informasjon de trenger for å vurdere sin egen sikkerhet. 

Deltakerne skal bli opplyst om alt av spesielle risikomomenter, hva som kreves eller ikke kreves av egenerfaring og opplæring for å benytte klubbens tilbud, hva de vil få instruksjon i osv. Ansvarsforholdene er alltid et viktig punkt: Hva har deltakerne selv ansvaret for, og hva er klubbens, instruktørens eller lederens ansvar? Finnes det en arrangementsforsikring, eller har deltakerne selv det fulle ansvaret for forsikringsdekningen? 

Klubben vurderer selv hvordan informasjonen skal gis. Ved kurs, konkurranser eller klubbpadling kan det for eksempel benyttes skriftlig annonsering i forkant eller muntlig briefing ved oppmøte. 

Risikovurdering og sikkerhetstiltak

Kartlegging av ulike typer risiko, vurdering og gjennomføring av tiltak er et viktig ledd i klubbens HMS-arbeid. Dette er ulykkesforebygging i praksis, og skal dokumenteres. 

Her er det viktig at klubben legger opp dette arbeidet på en praktisk og jordnær måte. Resultatet skal være økt sikkerhet, ikke mer papirarbeid. 

I praksis betyr dette at vurderinger og tiltak bør tilpasses de omgivelsene og deltakerne de gjelder for. Et kurs for nybegynnere vil sannsynligvis ha behov for mer grundige vurderinger og innføring hos deltakerne, sammenlignet med en rutine klubbaktivitet hvor deltakerne er erfarne mennesker som kjenner hverandre godt. 

Målet med arbeidet er å systematisk jobbe med å forebygge ulykker innen padling. Det innebærer å tenke gjennom aktivitetene som drives i regi av klubben, vurdere hva som kan gå galt innen de ulike aktivitetene, og finne passende tiltak som vil kunne redusere muligheten for at en hendelse oppstår. Tiltakene dokumenteres gjennom retningslinjer, rutiner og prosedyrer for hvordan klubben ønsker å drive klubbarbeidet og gjennomføre aktivitetene sine. 

Alle aktiviteter i klubben skal i hovedsak risikovurderes. Av naturlige årsaker vil noen aktiviteter være svært like (f.eks. ukentlig klubbpadling eller bassengtrening). Derfor anbefaler vi at klubben deres lager en egen risikovurdering for slike aktiviteter, og bruker denne risikovurderingen som en sjekkliste ved neste tilsvarende aktivitet. 

Det er viktig å merke seg at denne fremgangsmåten forutsetter at aktivitetene er like med hensyn til omgivelser, erfaring hos de som arrangerer, forutsetninger hos deltakerne osv, uten nye faktorer som kan påvirke sikkerheten nevneverdig. 

Klubben deres må selv finne ut hvilke risikovurderinger, retningslinjer og sjekklister dere har behov for. Vi anbefaler dere å benytte sikkerhetsdokumentene som er vedlagt når dere skaper deres egen dokumentbank. 

Oppfølging av hendelser og ulykker

Å trekke lærdom av ulykker, nestenulykker og andre uønskede hendelser, er svært viktig for å forebygge nye ulykker.

Et skriftlig system for dette skal inngå i klubbens HMS-system, for å «kartlegge farer og problemer og på bakgrunn av disse vurdere risiko», i samsvar med internkontrollforskriften. 

For å sikre effektiv oppfølging av en ulykke eller hendelse, er det viktig å igangsette arbeidet tidlig. Informasjonen bør nedtegnes av den som er på stedet, enten det er padleleder eller andre medlemmer. En debrief av hendelsen sammen med de involverte på stedet er også effektivt for å få frem detaljer. Vi mennesker er forskjellige og for mange føles det godt å snakke ut i etterkant, særlig om inntrykkene er mange.  

Nyttige HMS-dokumenter og maler

For å gjøre det enklere for klubben deres å tilfredsstille kravene til dokumentasjon, har NPF utarbeidet nyttige HMS-dokumenter og maler som dere kan bruke i HMS-systemet. Disse ser du nedenfor. 

Alt dette er åpne forslag som ikke bør kopieres blindt, og vi anbefaler at deres klubb tilpasser innholdet etter deres egne aktiviteter. Noen av dokumentene er rene maler som gjør det enklere å tilpasse egne dokumenter etter hva som passer dere best.